Salam Dapodik News. Aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara Online. Pada tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi, jika tidak maka kebutuhan formasi CPNS 2015 tidak diberikan.
Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang mempunyai tugas mengisi :
- Analisis Jabatan tiap-tiap Pegawai dengan Jabatan Struktural (Eselon), Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT).
- Analisis Beban Kerja (ABK).
- Jumlah PNS yang akan pensiun dari Tahun 2015 s/d 2019.
- Syarat Jabatan.
Berikut ini adalah tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi :
- Pertama anda buka aplikasi e-Formasi dengan mengunjungi alamat http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.
- Kemudian Klik pada peta misalkan Jawa Tengah
- Setelah itu pilih dan Klik Login Disini
- Masukkan ID Pengguna dan Sandi admin lokal yang telah diberikan oleh BKD. Admin lokal mempunyai wewenang untuk menambah JFU dan JFT pada Satuan Kerja masing-masing.
- Kemudian Klik Tombol "Masuk Aplikasi"
- Kemudian Akan Tampil Menu utama aplikasi. Dalam menu utama, kita akan menemukan menu-menu di bagian atas, yaitu Profil, Struktur Organisasi, Pengajuan, dan Manajemen Pengguna, Daftar JFU
- Pilih menu Struktur Organisasi seperti gambar, maka akan muncul Peta Jabatan pada Satuan Kerja. Jika ingin melihat bawahan (membuka struktur organisasi keseluruhan,
- klik pada ikon pada jabatan yang ingin dilihat bawahannya).
- Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus pegawai-pegawai yang ada di dalamnya. Penambahan pegawai pada JFT dan JFU diharuskan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (riil).
- Untuk menambah pegawai pada JFU dan JFT adalah sebagai berikut : a. Pilih Pimpinan JFT / JFU yang akan ditambah. b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up c. Pilih Tambah Bawahan Baru.
- Untuk mengubah pegawai pada JFU dan JFT yang sudah ada adalah sebagai berikut : a. Pilih JFT / JFU yang akan dirubah. b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up c. Pilih Edit. d. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan dibuat. e. Pengisian jabatan harus sesuai dengan Daftar Jabatan yang ada pada database Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi. f. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan jabatan Bendahara. g. Daftar Jabatan dapat diunduh pada menu Daftar JFU h. Setelah data disimpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi untuk merefresh data. Selanjutnya pada jabatan baru tersebut, klik kanan, kemudian pilih analisa jabatan. i. Analisa Jabatan wajib diisi, sebab dalam pengisian e-formasi, Kementerian PAN & RB dapat menganalisa apakah kebutuhan pegawai tersebut memang dibutuhkan atau tidak.
- Setelah memasukkan seluruh Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu pada aplikasi ini, maka tugas Admin Lokal adalah menginput kebutuhan yang ada. Untuk melakukan hal ini, pengguna dapat masuk kedalam menu Pengajuan dan memilih formasi. Maka akan muncul tampilan kebutuhan formasi. Masukkan data formasi sesuai dengan data riil yang ada. Pengentryan data pada form formasi ini, sesuai dengan data yang diminta BKD sebelumnya (Bentuk Excel), namun saat ini memasukkannya melalui aplikasi e-Formasi.
- Pada tampilan e-Formasi ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol pada jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK pada baris data tersebut,
- Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi sehingga data akan berubah.
- Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil JFU / JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:
Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :
Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data tersebut akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.
Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan data sebagai berikut :
Sehingga data yang terentry adalah seperti ini :
Sekian dan terima Kasih Selamat Mencoba
